Sistem Seleksi dan Pengembangan

PERENCANAAN DAN PROYEKSI PENGEMBANGAN SDM

Perencanaan dan proyeksi pengembangan merupakan fungsi pengelolaan SDM yang ada di tingkat fakultas, namun dalam penyusunannya sesuai dengan peta potensi program studi, serta arah pengembangan universitas yang tertuang dalam Renstra Universitas. Fungsi perencanaan ini mencakup informasi sebagai berikut:

Fungsi perencanaan atau proyek pengembangan SDM tersebut, tentunya berdasarkan hasil analisis kondisi internal dan eksternal, termasuk beberapa asumí dasar mengenai perkiraan kondisi di masa yang akan datang. Beberapa pertimbangan atau asumsi tersebut secara umum adalah sebagai berikut:

  1. Pertumbuhan peminat dan mahasiswa baru, baik secara umum maupun per program studi, yang pada saat ini menunjukkan cenderung meningkat.
  2. Proyeksi pengembangan program studi dan pengembangan organisasi di masa yang akan datang.
  3. Analisis beban kerja saat ini yang dikaitkan dengan keseimbangan distribusi pekerjaan dan hasil evaluasi kinerja SDM.

 

ANALISIS KEBUTUHAN DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN

Fungsi analisis kebutuhan dan spesifikasi pekerjaan merupakan kelanjutan dari fungsi perencanaan dan proyeksi. Fungsi ini lebih dititikberatkan pada kondisi saat ini atau sebagai kelengkapan dalam usulan permintaan SDM oleh unit kerja ke pihak pimpinan. Analisis kebutuhan ini juga disesuaikan dengan hasil evaluasi diri yang dilakukan oleh Program Studi serta dikaitkan dengan sasaran mutu.

Proses analisis kebutuhan tersebut juga dikaitkan dengan Struktur Organisasi serta deksripsi tugas yang telah ditetapkan oleh Rektor sesuai dengan Surat Keputusan Nomor 1003.1/SK/REK/UG/2005 Tahun 2005, tentang Analisis Jabatan Dosen, dan Surat Keputusan Nomor 977.2/SK/REK/UG/2005 Tahun 2005, tentang Analisis Beban Kerja Jabatan Struktural.

 

REKRUITMEN DAN SELEKSI

Sumber rekrutmen SDM secara umum terdiri dari dua kelompok yaitu rekrutmen dari dalam dan rekrutmen dari luar. Rekrutmen dari dalam berasal dari mahasiswa sesuai jenjang kepegawaiannya yang dimulai dari asisten tetap, staf honorer, dosen tidak tetap, dan dosen tetap. Rekrutmen dari dalam ini mempunyai kelebihan yaitu calon secara umum sudah mengenal kondisi dan informasi tentang Universitas Gunadarma, serta track record akademis yang lengkap. Selain itu, rekrutmen dari dalam ini juga dikaitkan dengan pemberian penghargaan atau potensi karir dari mahasiswa berprestasi yang mempunyai kemampuan dan kemauan menjadi dosen. Rekrutmen dari luar sama halnya dengan rekrutmen dari dalam yang untuk memenuhi kebutuhan SDM profesional sesuai dengan perencanaan pengembangan SDM.

Proses selanjutnya setelah diperoleh sumber SDM tersebut adalah proses seleksi SDM, yang pedomannya telah ditetapkan oleh Surat Keputusan Rektor Nomor 021.1/SK/REK/UG/2004 tahun 2004, tentang Prosedur dan Tatacara Rekrutmen. Proses seleksi tersebut secara umum meliputi tahap sebagai berikut: (1) Seleksi administrasi yang mencakup surat lamaran, CV, dan salinan dokumen pendukung; (2) Test Potensi Akademik dan Bahasa Inggris, (3) Test Psikologi dan Test Kesehatan, dan (4) Wawancara. Khusus untuk dosen tetap dan tidak tetap, Universitas Gunadarma mulai tahun 2005 telah menetapkan persyaratan minimal tingkat pendidikan, yaitu telah lulus program S2. SDM yang masih berstatus staf honorer atau asisten tetap tidak bisa diangkat menjadi dosen tetap atau tidak tetap selama belum menyelesaikan program S2.

Tenaga akademik yang mengajar pada program studi Arsitektur Universitas Gunadarma adalah tenaga dosen dengan jabatan akademik sekurang-kurangnya Asisten Ahli untuk mereka yang bergelar Magister (S2) dan atau berpendidikan Doktor (S3). Tenaga akademik di luar ketentuan tersebut ditetapkan oleh Wakil Dekan II dengan mempertimbangkan kondisi obyektif atas saran Ketua Program Studi dari dosen program studi yang bersangkutan berdasarkan tingkat profesionalisme dan pengalaman.

 

ORIENTASI DAN PENEMPATAN PEGAWAI

Setiap dosen Program Studi Arsitektur mempunyai jabatan (atau pangkat) fungsional dan juga jabatan struktural berdasarkan analisis yang juga dikaitkan dengan Struktur Organisasi serta desksripsi tugas masing-masing unit yang telah ditetapkan oleh Rektor sesuai dengan Surat Keputusan Nomor 1003.1/SK/REK/UG/2005 Tahun 2005, tentang Analisis Jabatan Dosen, dan Surat Keputusan Nomor 977.2/SK/REK.UG/2005 Tahun 2005, tentang Analisis Beban Kerja Jabatan Struktural. Dalam jabatan fungsionalnya seorang dosen dapat menduduki posisi guru besar, lektor kepala, lektor, asisten ahli, sedangkan dalam jabatan strukturalnya seorang dosen adalah pimpinan atau staf di sebuah unit kerja, seperti ketua program studi maupun sekretaris program studi. Setiap dosen diwajibkan untuk memangku beban waktu untuk perkuliahan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Mata kuliah yang diampu setiap dosen ditetapkan sesuai dengan kepakaran ataupun latar belakang pendidikan dari dosen tersebut.

Sebelum tenaga dosen baru menjalankan tugasnya, ada beberapa bentuk orientasi yang perlu diketahuinya, yaitu: (1) penjelasan pekerjaan oleh Biro Administrasi Umum (BAU) dan Pimpinan langsung, (2) pengenalan struktur organisasi, fasilitas dan lingkungan kampus, melalui buku pedoman yang tersedia, (3) penjelasan hak dan kewajiban, termasuk sistem penggajian oleh BAU kepada tenaga kependidikan baru; (4) pemberian hak akses layanan Teknologi Informasi dan Komputer (TIK) yang meliputi staffsite (digital locker) khusus untuk dosen, termasuk layanan email, electronic forum, agenda kegiatan elektronik, blog, dll; (5) pada penempatan yang bersifat teknis, tenaga kependidikan baru memerlukan pendampingan dari teman sejawat di bagiannya atau pelatihan khusus yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya nanti.

 

PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN

Pembinaan dan Pengembangan staf dilakukan secara berjenjang, staf yang lebih tinggi membina staf yang lebih rendah, dimulai dari lingkungan unit kerja terkecil sampai tingkat universitas. Pembinaan juga diberikan dalam bentuk kesempatan mendapatkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi baik di Universitas Gunadarma maupun di kampus lainnya di dalam negeri atau di luar negeri. Pedoman pelaksanaan pengembangan dan studi lanjut para staf pengajar tertuang pada SK Rektor Nomor 483.1/SK/REK/UG/2003 tahun 2003, tentang Pengembangan Staf Bergelar. Khusus mengenai pendidikan bergelar, baik S2 maupun S3, Universitas Gunadarma mempunyai komitmen tinggi untuk terus melakukannya secara periodik.

Sesuai dengan tujuan khusus program studi untuk memiliki sivitas akademika yang berkualitas, Program Studi Arsitektur memiliki sistem pembinaan yang sangat jelas untuk membantu dengan upaya yang semaksimal mungkin, dalam rangka pengembangan dosen. Upaya pengembangan dosen melalui studi lanjut telah dilaksanakan, baik di dalam negeri maupun ke luar negeri. Dalam hal ini terutama atas dana yang dikeluarkan oleh pihak Yayasan Pendidikan Gunadarma. Hingga tahun ajaran 2014/2015 dikirim 3 dosen untuk mengikuti studi lanjut S3, hal ini dilakukan karena program studi ingin semakin meningkatkan kualitas belajar mengajar di program studi Arsitektur.

Pengembangan dosen tetap untuk pendidikan tak bergelar atau pelatihan secara umum meliputi (a) sertifikasi keahlian, (b) pengembangan metodologi mengajar, (c) peningkatan kemampuan penelitian, (d) update teknologi atau bidang ilmu arsitektur, (e) seminar nasional,  (f) seminar internasional, dan (g) peningkatan keahlian penunjang. Khusus untuk seminar nasional dan internasional, Universitas Gunadarma lebih banyak memberikan dorongan untuk menjadi penyaji atau pemakalah. Sedangkan keahlian penunjang, mencakup peningkatan kemampuan manajemen pendidikan tinggi, kepemimpinan, wawasan, dll.

Dosen tetap Program Studi Arsitektur, Universitas Gunadarma adalah dosen tetap Universitas Gunadarma. Masing-masing dosen tersebut mempunyai unit kerja di lingkungan Universitas Gunadarma. Dengan demikian, khususnya pembinaan yang berkaitan dengan masalah kepegawaian (kepangkatan) dan peningkatan jabatan akademik dikelola oleh masing-masing fakultas sesuai dengan ketentuan kepegawaian yang berlaku. Pedoman tersebut mengatur tentang etika, pemberian kesejahteraan dan sanksi terkait dengan peraturan yang sudah ditetapkan. Program sarjana/fakultas di Universitas Gunadarma membantu dosen yang akan mengikuti seminar maupun pertemuan ilmiah lainnya. Di samping itu, selama ini program sarjana/fakultas Universitas Gunadarma juga membantu penyediaan buku acuan yang diperlukan oleh dosen. Selain itu Universitas Gunadarma memberikan tunjangan penelitian dan kesempatan untuk menyampaikan hasil penelitian sebagai pemakalah pada seminar nasional maupun internasional berupa biaya pendaftaran, transportasi dan akomodasi.